Kassensystem Gastronomie
Ein Kassensystem für die Gastronomie steigert den Service, spart Arbeitswege und macht aus gestressten Kellnern entspannte und aufmerksame Mitarbeiter, die mit der Zeit gehen. So wird das Aufnehmen von Bestellungen zum Kinderspiel und man dank eines übersichtlichen grafischen Layouts nie den Überblick über das Geschäft.
Anbieter
Für die Gastronomie werden nicht nur zahlreiche Kassensysteme angeboten, die meisten sind sogar ausschließlich auf diese Branche ausgelegt. Konzentriert man sich auf die innovativsten und am besten funktionierenden Versionen, stechen besonders Gastrofix und Orderbird für iOS-Geräte, aber auch GastroSoft für das Betriebssystem von Windows ins Auge.
Gastrofix
Gastrofix ist der unangefochtene Sieger, wenn es um die Unterstützung von gastronomischen Betrieben geht, und liefert ein sehr übersichtliches und zuverlässiges Kassensystem, das deinen Service mehr als nur vereinfacht. Die Hardware bilden High-End Geräte von Apple und auch die Software der iPad-Kasse überzeugt nicht weniger:
- Professioneller und übersichtlicher, grafischer Raumplan, der die aktuelle Tischsituation übersichtlich wiedergibt
- Einfache Bedienung auch ohne Schulung
- Zahlreiche Schnittstellen
- Schneller Service durch einfaches Bestellen
- Möglichkeit des Kellners, Stornierungen durchzuführen, die Tische zu splitten oder zu übergeben
- Fortlaufende Bestellnummer pro Jahr (GoBD-konform)
- Frei einstellbare Abrechnungsarten mit Sofort- und Finanzsplitting
- Restaurant-Manager mit zahlreichen Statistiken, Auswertungen und Berichten
GastroSoft
Auf jedes Produkt von oder für Apple gibt es die passende Antwort von Windows, die in diesem Fall GastroSoft lautet. Im Gegensatz zu Gastrofix konzentriert sich diese Software jedoch ausschließlich auf die Gastronomie, für den Einzelhandel gibt es ein separates Produkt. Auch GastroSoft wird dein Lokal sehr gut ergänzen: Es gibt verschiedene Versionen, von denen eine perfekt auf deine Bedürfnisse abgestimmt sein wird. Prinzipiell steht die Software der von Gastrofix in Nichts nach, einzig und allein das Design ist etwas rustikaler angehaucht. Das alles macht GastroSoft möglich:
- Zuverlässiger und klar ersichtlicher Tischplan
- GoBD-Konformität
- Einfaches Bestellen und schneller Service
- Auch ohne Internetverbindung einsatzbereit
- Lagerverwaltung
- Komfortable Auswertungsmöglichkeiten
- Zeitgesteuerte Preisfestlegung (Happy Hour, etc.)
- Mehr Features mit GastroSoft Standard und Professionell, wie Tools zur Kundenbindung (Kundenkarten, Verwaltung und separater Werbemonitor), unbegrenzte Erweiterungsmöglichkeiten, automatischer Tagesabschluss
Orderbird
Das führende iPad-Kassensystem stammt von Orderbird. Die Software ist auf gastronomische Zwecke ausgelegt und greift sowohl Kellnern als auch dem Manager unter die Arme. Mit Orderbird gelingt es, Arbeitswege zu verkürzen, Zeit einzusparen und den Umsatz zu erhöhen.
- Grafisches Raumlayout mit Tischplan
- Schneller Service und Zeitersparnis
- Einfache Bedienung, auch ohne Schulung
- Einfache, drahtlose und schnelles Bestellen durch Funkbonieren
- Geschäftszahlen im Überblick
- 100% Finanzamt- und GoBD-Konformität & Möglichkeit des DATEV-Datenexports
- Umsatzsteigerung
- Angebot von Schnittstellen
Gastronomie Kassensystem Funktion
Es gibt zwar einige Anbieter, die ein für die Gastronomie geeignetes Kassensystem anbieten, jedoch gibt es nur wenige, die sich speziell darauf konzentrieren und perfekt auf den hektischen Alltag von Restaurants, Cafés und Bars abgestimmt sind. Zu den bekanntesten und zugleich bedeutendsten Anbietern zählen Gastrofix und Orderbird, die ihre Software für das iPad anbieten und die Antwort von Microsoft namens GastroSoft, die ausschließlich unter Windows läuft.
Sie alle bieten ihre persönlichen Vor- und Nachteile. Wir erklären dir was die Programme bieten, welche Aufgaben ein Kassensystem für die Gastronomie meistern sollte und welcher Anbieter in welcher Rubrik punktet.
Hardware und Software
Die Qualität der Hardware und Software steht klar im Vordergrund. Hierbei muss vor allem beachtet werden, welche Funktionen das Kassensystem, also die Software, erfüllt, ob es sich um ein leicht zu bedienendes und übersichtliches Programm handelt und wie gut es für gastronomische Zwecke geeignet ist. Sollte eine Hardware im Preis mit enthalten sein, entscheiden Ausstattung, Performance und Verarbeitung über die Eignung des Gerätes.
Kosten
Eine ausgezeichnete Hard- und Software ist für große Unternehmen unerlässlich. Kleine Cafés und Bars sind jedoch nicht auf ein derart ausgereiftes System angewiesen – hier reicht oft eine günstigere Variante aus. Deshalb sind besonders die Kosten, die auf den Nutzer zukommen, die Möglichkeiten der Finanzierung und das Preis-Leistungsverhältnis interessant. Und die Preise für Hardware und Programm klaffen weit auseinander: Die Kosten für die Software beginnen bei 39 € und übersteigen die hundert Euro monatlich bei teuren Versionen, die einmaligen Anschaffungskosten für das Gerät liegen zwischen etwa 300€ und mehreren tausend Euro.
Funkbonieren: Bestellungen einfach aufnehmen und schnell weitergeben
Das sogenannte Funkbonieren macht deinen Service so schnell wie nie zuvor. Sobald der Kellner die Bestellung aufgenommen hat, wird diese drahtlos an die Küche gesendet. Dadurch entfallen Arbeitswege, deine Kellner können ihre ganze Aufmerksamkeit deinen Kunden widmen, sich nach dem Wohl der Gäste erkundigen und im besten Falle bereits erneut eine Bestellung aufnehmen. Im Endeffekt freut sich nicht nur der Gast über den schnellen Service, sondern auch dein Mitarbeiter über die moderne Technologie und die befreite, strukturierte Arbeit und du selbst über den steigenden Umsatz.
Kundenbindung
Gerade für Gastronomen und Dienstleister ist es wichtig, ihre Kunden mit einem Kassensystem an sich binden zu können. Davon profitieren sowohl Kunden als auch das Unternehmen. Ein gutes Programm bietet dem Nutzer die Möglichkeit, Kundenprofile anzulegen und sich so wichtige Informationen und interessante Details über Kunden zu speichern. Außerdem können persönliche Gutscheine sowie Rabattcodes erstellt und Treueprogramme durchgeführt werden – damit die Kundschaft gerne wieder kommt. Das lohnt sich besonders für Kleine Bars und Cafés, Bäckereien und Dienstleister wie Friseure, Kosmetik- und weitere Studios. So kannst du sichergehen, dass wertvolle Bestandskunden erhalten und schnell Neukunden gewonnen werden.
DATEV Schnittstelle
Viele Anbieter von Kassensystemen für die Gastronomie binden eine DATEV Schnittstelle in ihre Software ein. Damit bieten sie ihren Kunden eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung der Daten. Im Klartext heißt das, dass Anbieter ihren Kunden, die sich für eine Software mit DATEV Schnittstelle entscheiden, eine zusätzliche Sicherheit geben. Dadurch erhältst du die Möglichkeit, die Daten aus deiner Kasse bei DATEV zu archivieren und damit einen Steuerberater zu erreichen.
GoBD-Konformität
Damit alles mit rechten Dingen zugeht, hat das Finanzamt klare Linien aufgestellt, was die Buchführung angeht: Alle Informationen, die dein Kassensystem erhält, müssen lückenlos aufgezeichnet werden und für das Finanzamt klar ersichtlich sein können. Dazu gehören sämtliche Umsätze (Einnahmen, Ausgaben bzw. Einkäufe und Lieferungen, Retouren, Stornos) und weitere Vorfälle. Das Finanzamt ist streng – deshalb ist es wichtig, dass ein Kassensystem GoBD-konform ist und den Anforderungen gerecht wird. Hier ist es von Vorteil, wenn das Kassensystem für die Gastronomie über eine DATEV Schnittstelle verfügt, welche sämtliche benötigten Daten direkt an deinen Steuerberater weiterleitet.
Filialverwaltung
Die meisten Softwares bieten dir die Möglichkeit, deine Filiale zu verwalten. In Hinblick auf ein Kassensystem für die Gastronomie wird diese Funktion auch als Restaurant-Manager bezeichnet. Über das Programm können nicht nur Lager und Bestände verwaltet, sondern auch wertvolle Statistiken und Berichte eingesehen werden, die der Analyse des Erfolges dienen.
Datensicherheit
Eine Datensicherung ist nicht nur für dich selbst, sondern auch für das Finanzamt von großem Interesse, da sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert werden und klar ersichtlich sein müssen. Die Datensicherung findet entweder lokal auf dem Kassensystem, auf externen Geräten (via USB-Stick) oder online (in der Cloud) statt. Eine Datenspeicherung, die nur online stattfindet, bringt den Vorteil mit, dass im Falle eines Diebstahls kein allzu großer Schaden entsteht – im Falle eines Netzwerkausfalls ist das System jedoch erstmal lahmgelegt. Häufig werden die Daten SSL-verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert.
Kassensysteme kostenlos
Kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie gibt es zwar, diese funktionieren jedoch eher schlecht als recht. Von Orderbird gibt es zum Beispiel eine kostenlose Free Version, alle wesentlichen und wirklich praktischen Features kommen aber erst in der Version hinzu, die 49 € im Monat pro Gerät kostet. Auch die Kasse Speedy bietet eine kostenlose Variante an, dennoch gilt hier dasselbe wie für Orderbird, weshalb von kostenlosen Gastronomie-Kassen abzuraten ist. Diese Limitierung des Leistungsumfangs ist gerade für die hohen Anforderungen im Bereich der Gastronomie und den hektischen Alltag nicht unbedingt von Vorteil. Kleine Cafés und Bars sollten stattdessen auf eine preiswerte App setzen, die die nötigsten Funktionen bietet. Große Restaurants sind tun gut daran, sich für eine gut funktionierende, übersichtliche und nützliche Software zu entscheiden (z.B. für Gastrofix) – durch den steigenden Umsatz haben sich diese Kosten schnell wieder amortisiert.
Kein Grund zur Sorge: Die meisten Hersteller bieten dir die Möglichkeit, ihr Kassensystem für die Gastronomie kostenlos zu testen.
Gastronomie Kassensysteme Finanzamt
Mit Kassensystemen, die durch eine „GoBD-Konformität“ gekennzeichnet sind, bist du auf der sicheren Seite. Diese Eigenschaft wird oftmals sehr großgeschrieben, weshalb sie dir bei deinem potenziellen Kassensystem für die Gastronomie direkt ins Auge springen dürfte. Seit dem Jahr 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert werden und für das Finanzamt vollkommen nachvollziehbar sein müssen. Mit den vorgestellten Gastronomie-Kassensystemen von Gastrofix, GastroSoft und Orderbird musst du dir in Bezug auf die strengen Regelungen des Finanzamtes keine Sorgen mehr machen, da sie den hohen Anforderungen standhalten.
Fazit
Ein zuverlässiges Kassensystem nimmt dir und deinem gastronomischen Betrieb eine ganze Menge an Arbeit ab. Mit dem passenden Modell kann der Umsatz durch eine Verkürzung der Arbeitswege und eine deutliche Zeitersparnis nachweislich gesteigert werden, außerdem geben wertvolle Statistiken und Berichte einen Einblick in dein Erfolgskonzept und deine Umsätze. Durch eine klare Analyse der Daten wächst dein Unternehmen gemeinsam mit dir und deinem Gastro-Kassensystem. Willst du hoch hinaus, kannst du dich für Gastrofix entscheiden, das auf den High-End Geräten von Apple läuft. Als nicht weniger kluge Lösung erweisen sich Orderbird für iOS-Geräte und GastroSoft für Windows-Systeme, die in ihrer Funktion nicht weniger umfangreich sind, in Hinblick auf die liebevollen Details aber nicht ganz an das zuverlässige, dafür aber recht teure Gastrofix rankommen.